REGULAMIN KONFERENCJI „TO NIE KONIEC ŚWIATA – POZNAJ. DOŚWIADCZ. ZROZUM.”

Data wydarzenia: 14 listopada 2026 r.
Miejsce: Uniwersytet Szczeciński, Wydział Nauk Społecznych, ul. Krakowska 71–79, 71-004 Szczecin
Data ostatniej aktualizacji regulaminu: 22 września 2026 r.

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady rejestracji i udziału w konferencji „To nie koniec świata – Poznaj. Doświadcz. Zrozum.”, zwanej dalej „Wydarzeniem”.
2. Organizatorem Wydarzenia jest Stowarzyszenie REPs Polska – Rejestr Profesjonalnych Szkół i Instruktorów Fitness z siedzibą w Szczecinie, KRS: 0000536146, NIP: 7891753732, REGON: 360371789, zwane dalej „Organizatorem”.
3. Wydarzenie odbywa się we współpracy z Uniwersytetem Szczecińskim w zakresie uzgodnionym przez Organizatora i Uczelnię.
4. Celem Wydarzenia jest tworzenie przestrzeni spotkania osób z niepełnosprawnościami i bez niepełnosprawności, przedstawicieli nauki, sportu, rekreacji, edukacji, organizacji społecznych, instytucji publicznych i biznesu, a także rozwijanie wiedzy, dostępności, samodzielności i współpracy bez stereotypów oraz wykluczenia.
5. Oficjalna strona Wydarzenia znajduje się pod adresem: https://konferencjareps.com.
6. Kontakt z Organizatorem jest możliwy pod adresem: kontakt@repspolska.pl.
7. Rejestracja na Wydarzenie oznacza zapoznanie się z Regulaminem i jego akceptację.

§2. Uczestnicy i zasady równego udziału

1. Wydarzenie jest skierowane w szczególności do: a) osób z niepełnosprawnościami oraz ich rodzin, opiekunów i osób wspierających;
   b) seniorów;
   c) trenerów, instruktorów, nauczycieli, pedagogów, psychologów, terapeutów oraz przedstawicieli środowiska akademickiego;
   d) studentów i uczniów pełnoletnich;
   e) organizacji pozarządowych, fundacji, instytucji publicznych, samorządów i przedsiębiorców;
   f) wszystkich osób zainteresowanych aktywnością fizyczną, dostępnością i włączeniem społecznym.
2. Organizator nie dopuszcza dyskryminacji, przemocy, poniżania, hejtu ani zachowań naruszających godność innych osób, w szczególności ze względu na niepełnosprawność, stan zdrowia, wiek, płeć, pochodzenie, narodowość, wyznanie, światopogląd lub orientację seksualną.
3. Uczestnicy są zobowiązani posługiwać się językiem szacunku i nie ujawniać bez zgody informacji o zdrowiu, diagnozie, sytuacji życiowej ani innych danych prywatnych osób spotkanych podczas Wydarzenia.
4. Osoby wymagające określonych usprawnień lub wsparcia proszone są o wskazanie swoich potrzeb w formularzu rejestracyjnym albo o wcześniejszy kontakt z Organizatorem. Organizator podejmie racjonalne i możliwe organizacyjnie działania w celu zapewnienia dostępności.
5. Uczestnik ma prawo korzystać z własnego sprzętu wspomagającego oraz pomocy psa asystującego zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§3. Rejestracja, bilety i zasady wstępu

1. Udział w Wydarzeniu wymaga wcześniejszej rejestracji za pośrednictwem formularza wskazanego na stronie Wydarzenia, chyba że Organizator wyraźnie postanowi inaczej.
2. Liczba miejsc w całym Wydarzeniu i w poszczególnych strefach, wykładach, warsztatach oraz spotkaniach może być ograniczona.
3. Rejestracja jest skuteczna po otrzymaniu potwierdzenia od Organizatora oraz, w przypadku udziału odpłatnego, po uiszczeniu wymaganej opłaty.
4. Aktualne ceny, rodzaje biletów, zakres dostępu i dostępne zniżki są każdorazowo wskazane na stronie rejestracji. Cena obowiązująca uczestnika jest ceną widoczną w chwili składania zamówienia.
5. Osoby z niepełnosprawnościami mogą uczestniczyć w Wydarzeniu bezpłatnie po dokonaniu obowiązkowej rejestracji.
6. Seniorzy w wieku 50 lat i więcej mogą bezpłatnie uczestniczyć w zajęciach odbywających się w Strefie Active Ageing, po wcześniejszej rejestracji na wybrane zajęcia i w granicach dostępnych miejsc. Bezpłatna rejestracja do tej strefy nie oznacza automatycznie wstępu do części płatnych Wydarzenia.
7. Organizacje zakwalifikowane do Strefy Wsparcia uczestniczą w tej strefie bezpłatnie po wcześniejszym zgłoszeniu i uzyskaniu potwierdzenia Organizatora. Bezpłatny udział organizacji w Strefie Wsparcia nie obejmuje automatycznie innych świadczeń ani części odpłatnych.
8. Udział w warsztatach i zajęciach praktycznych może wymagać osobnego zapisu, nawet jeżeli dana osoba posiada bilet na Wydarzenie.
9. Potwierdzenie rejestracji lub bilet są przypisane do zarejestrowanej osoby. Przekazanie miejsca innej osobie wymaga wcześniejszej zgody Organizatora.
10. Organizator może poprosić przy wejściu o okazanie potwierdzenia rejestracji oraz dokumentu umożliwiającego potwierdzenie uprawnienia do bezpłatnego lub ulgowego udziału. Weryfikacja powinna odbywać się z poszanowaniem prywatności i godności uczestnika.
11. Osoba niepełnoletnia może uczestniczyć w Wydarzeniu wyłącznie pod opieką rodzica albo opiekuna prawnego lub na zasadach odrębnie zaakceptowanych przez Organizatora.

§4. Strefy Wydarzenia

1. Strefa Wiedzy – nauka, edukacja i głos ekspertów

1. Strefa Wiedzy obejmuje wykłady, prezentacje, panele i rozmowy dotyczące między innymi niepełnosprawności, aktywności fizycznej, zdrowia, edukacji, samodzielności, opieki, dostępności i włączenia społecznego.
2. W Strefie Wiedzy występują osoby posiadające udokumentowaną wiedzę, odpowiednie kwalifikacje lub dorobek oraz wieloletnie doświadczenie zawodowe, naukowe, dydaktyczne albo eksperckie związane z tematyką wystąpienia.
3. Doboru prelegentów dokonuje Organizator, biorąc pod uwagę zgodność tematu z celem Wydarzenia, kompetencje prowadzącego i wartość edukacyjną wystąpienia.
4. Wystąpienia mają charakter edukacyjny i informacyjny. Nie zastępują indywidualnej diagnozy, porady lekarskiej, psychologicznej, fizjoterapeutycznej, prawnej ani innej specjalistycznej konsultacji.
5. Dostęp do Strefy Wiedzy odbywa się na podstawie właściwej rejestracji lub biletu zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie Wydarzenia.

2. Strefa Doświadczenia – poznaj perspektywę i sprawdź się w praktyce

1. Strefa Doświadczenia służy lepszemu zrozumieniu konkretnych niepełnosprawności, barier i sposobów odpowiedniego wsparcia w codziennym życiu, sporcie, edukacji i pracy.
2. Do współtworzenia tej strefy Organizator szczególnie zaprasza osoby z niepełnosprawnościami, które chcą dobrowolnie podzielić się własnym doświadczeniem, potrzebami i spostrzeżeniami.
3. Osoba dzieląca się własnym doświadczeniem występuje jako ekspertka lub ekspert przez doświadczenie. Jej osobista historia nie może być podważana, oceniana ani wykorzystywana bez zgody.
4. Ćwiczenia i symulacje nie mają na celu „odgrywania niepełnosprawności”, lecz zwrócenie uwagi na bariery, dostępność, komunikację i właściwe sposoby wsparcia.
5. Udział w aktywnościach jest dobrowolny. Uczestnik może w każdej chwili przerwać ćwiczenie bez podawania przyczyny.
6. Fotografowanie, filmowanie lub nagrywanie osobistych wypowiedzi uczestników wymaga ich uprzedniej, wyraźnej zgody.

3. Strefa Active Ageing – aktywność i sprawność osób 50+

1. Strefa Active Ageing obejmuje bezpieczne zajęcia praktyczne wspierające sprawność, mobilność, równowagę, koordynację, zdrowie i samodzielność osób starszych.
2. Zajęcia w tej strefie prowadzą wyłącznie osoby, które ukończyły pełne szkolenie Active Ageing Expert® oraz spełniają wymagania Organizatora dotyczące prowadzenia aktywności praktycznej.
3. Udział osób w wieku 50 lat i więcej jest bezpłatny po wcześniejszej rejestracji i w granicach dostępnych miejsc.
4. Przed rozpoczęciem zajęć uczestnik powinien poinformować prowadzącego o ograniczeniach istotnych dla bezpiecznego udziału, bez konieczności ujawniania szerszej dokumentacji medycznej, jeśli nie jest ona wymagana przepisami lub charakterem zajęć.
5. Każdy uczestnik ćwiczy w granicach własnych możliwości, stosuje się do instrukcji prowadzącego i może odmówić wykonania dowolnego ćwiczenia.

4. Strefa Wsparcia – organizacje, fundacje i instytucje

1. Strefa Wsparcia jest przeznaczona dla fundacji, stowarzyszeń, grup społecznych, instytucji publicznych i innych podmiotów wspierających osoby z niepełnosprawnościami, seniorów, rodziny oraz opiekunów.
2. Celem strefy jest bezpłatne przekazywanie rzetelnych informacji o dostępnej pomocy, projektach, świadczeniach, aktywizacji, edukacji i możliwościach współpracy.
3. Udział organizacji w Strefie Wsparcia jest bezpłatny po dokonaniu zgłoszenia i jego akceptacji przez Organizatora.
4. Podmiot uczestniczący odpowiada za rzetelność prezentowanych informacji, kwalifikacje swoich przedstawicieli oraz zgodność prowadzonych działań z prawem.
5. Zbieranie darowizn, prowadzenie sprzedaży, zawieranie umów, zbieranie danych osobowych lub prowadzenie kampanii promocyjnych wymaga wcześniejszej zgody Organizatora i musi odbywać się zgodnie z prawem.

5. Strefa Rozmowy – spotkanie, odpoczynek i wymiana doświadczeń

1. Strefa Rozmowy jest przestrzenią cateringu, odpoczynku, nieformalnych spotkań i rozmów przy stolikach.
2. Uczestnicy są zobowiązani dbać o komfort innych osób, dostępność przejść i miejsc siedzących oraz nie blokować dróg komunikacyjnych i ewakuacyjnych.
3. Oferta cateringowa może być ograniczona. Informacje o alergenach należy uzyskać bezpośrednio od podmiotu zapewniającego catering.
4. Organizator nie gwarantuje możliwości spełnienia wszystkich indywidualnych potrzeb żywieniowych, o ile nie zostało to wcześniej wyraźnie potwierdzone.

6. Strefa Partnerów – współpraca i promocja idei Wydarzenia

1. Strefa Partnerów jest przeznaczona dla firm, instytucji, mediów, szkół, klubów, uczelni i innych podmiotów, które wspierają organizację, dostępność, promocję lub rozwój Wydarzenia.
2. Organizator zaprasza do współpracy podmioty, które mogą pomóc dotrzeć z informacją o Wydarzeniu do osób z niepełnosprawnościami, rodzin, seniorów, specjalistów i lokalnych społeczności.
3. Status partnera, patrona lub sponsora, zakres świadczeń, możliwość wykorzystania nazw i znaków graficznych oraz zasady obecności podczas Wydarzenia wymagają wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem.
4. Samo udostępnienie informacji o Wydarzeniu nie uprawnia do posługiwania się nazwą „Partner”, „Sponsor” lub „Patron” bez pisemnego potwierdzenia Organizatora.
5. Partner odpowiada za legalność i rzetelność własnych materiałów, ofert, produktów i oświadczeń prezentowanych podczas Wydarzenia.

§5. Zasady udziału w zajęciach praktycznych i bezpieczeństwo

1. Uczestnik bierze udział w zajęciach praktycznych dobrowolnie, z uwzględnieniem własnego stanu zdrowia, sprawności i samopoczucia.
2. W przypadku wątpliwości dotyczących możliwości bezpiecznego udziału uczestnik powinien przed Wydarzeniem skonsultować się z odpowiednim specjalistą.
3. Zabroniony jest udział w zajęciach pod wpływem alkoholu, środków odurzających lub substancji ograniczających zdolność bezpiecznego uczestnictwa.
4. Uczestnik jest zobowiązany wykonywać polecenia prowadzących dotyczące bezpieczeństwa, korzystać ze sprzętu zgodnie z instrukcją i natychmiast zgłosić pogorszenie samopoczucia, uraz albo zauważone zagrożenie.
5. Prowadzący może odmówić udziału w ćwiczeniu lub przerwać udział danej osoby, jeżeli jest to uzasadnione bezpieczeństwem jej samej albo innych uczestników.
6. Osoby prowadzące zajęcia ruchowe powinny posiadać kwalifikacje odpowiednie do rodzaju aktywności oraz ważne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej obejmujące prowadzenie takich zajęć.
7. Uczestnik odpowiada za szkody wyrządzone z własnej winy. Organizator odpowiada na zasadach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
8. W sytuacji zagrożenia uczestnicy są zobowiązani wykonywać polecenia Organizatora, obsługi obiektu, ochrony i służb ratunkowych.

§6. Program i zmiany organizacyjne

1. Aktualny program Wydarzenia jest publikowany na stronie internetowej.
2. Organizator może dokonać uzasadnionej zmiany kolejności wystąpień, sali, prowadzącego, godzin rozpoczęcia lub formuły danego punktu programu, w szczególności z przyczyn zdrowotnych, technicznych, bezpieczeństwa albo okoliczności niezależnych od Organizatora.
3. Zmiana pojedynczego punktu programu nie oznacza odwołania całego Wydarzenia.
4. O istotnych zmianach Organizator poinformuje uczestników za pośrednictwem strony internetowej, poczty elektronicznej lub komunikatów na miejscu.
5. W przypadku odwołania całego odpłatnego Wydarzenia Organizator zwróci wniesioną opłatę za niezrealizowany udział. Nie dotyczy to innych kosztów poniesionych przez uczestnika, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

§7. Treści, odpowiedzialność prowadzących i prawa autorskie

1. Prelegenci, prowadzący, organizacje i partnerzy odpowiadają za merytoryczną treść własnych wystąpień i materiałów.
2. Organizator nie odpowiada za indywidualne decyzje uczestników podjęte wyłącznie na podstawie ogólnych treści edukacyjnych przedstawionych podczas Wydarzenia.
3. Prezentacje, nagrania, materiały dydaktyczne, grafiki i pozostałe treści udostępniane podczas Wydarzenia podlegają ochronie prawnej.
4. Bez uprzedniej zgody uprawnionego podmiotu zabronione jest utrwalanie całych wykładów lub warsztatów, kopiowanie materiałów, transmitowanie wystąpień oraz ich dalsze rozpowszechnianie.
5. Krótkie notatki na własny użytek są dozwolone, o ile nie naruszają praw autorskich, prywatności ani przebiegu Wydarzenia.

§8. Zdjęcia, nagrania i wizerunek

1. Podczas Wydarzenia mogą być wykonywane zdjęcia i nagrania w celu dokumentowania oraz informowania o działalności Organizatora i przebiegu Wydarzenia.
2. Informacja o rejestrowaniu obrazu będzie dostępna przy wejściu lub w miejscu realizacji nagrań.
3. Rozpowszechnianie wizerunku będzie odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeżeli wizerunek danej osoby stanowi główny element ujęcia i nie zachodzi ustawowy wyjątek, Organizator uzyska odpowiednią zgodę.
4. Organizator zapewni, w miarę możliwości organizacyjnych, możliwość zgłoszenia braku zgody na wykonywanie indywidualnych ujęć. Osoby, które nie chcą znaleźć się na zdjęciach lub nagraniach, powinny poinformować o tym obsługę Wydarzenia.
5. Uczestnicy nie mogą publikować materiałów naruszających godność, prywatność lub dobre imię innych osób, zwłaszcza zdjęć i nagrań przedstawiających dane dotyczące zdrowia lub niepełnosprawności bez wyraźnej zgody osoby zainteresowanej.

§9. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych uczestników jest Stowarzyszenie REPs Polska.
2. Dane są przetwarzane w zakresie koniecznym do obsługi rejestracji, płatności, komunikacji organizacyjnej, zapewnienia bezpieczeństwa, realizacji Wydarzenia, rozpatrywania reklamacji i wykonania obowiązków prawnych Organizatora.
3. Szczegółowe informacje dotyczące podstaw prawnych, okresów przechowywania danych, odbiorców danych oraz praw osób, których dane dotyczą, znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej na stronie Wydarzenia oraz w klauzuli informacyjnej udostępnianej przy rejestracji.
4. Dane dotyczące niepełnosprawności, zdrowia lub potrzeb dostępności będą zbierane wyłącznie w niezbędnym zakresie, z odpowiednią podstawą prawną i zabezpieczeniami.
5. Zgoda na komunikację marketingową, jeżeli jest zbierana, jest dobrowolna i odrębna od akceptacji Regulaminu oraz komunikacji niezbędnej do obsługi udziału w Wydarzeniu.

§10. Płatności, rezygnacja i reklamacje

1. Płatności za bilety są realizowane metodami wskazanymi podczas rejestracji.
2. Warunki rezygnacji, przeniesienia biletu i zwrotu opłaty są podawane uczestnikowi przed zakupem oraz stosowane z poszanowaniem bezwzględnie obowiązujących praw konsumenta.
3. Postanowienia Regulaminu nie ograniczają praw uczestnika wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów, w tym praw konsumenta.
4. Reklamacje dotyczące rejestracji, płatności lub organizacji Wydarzenia należy przesyłać na adres kontakt@repspolska.pl, podając imię i nazwisko, adres e-mail użyty przy rejestracji, opis sprawy oraz oczekiwany sposób jej rozwiązania.
5. Organizator rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od jej otrzymania, chyba że przepisy wymagają innego terminu.

§11. Naruszenie Regulaminu

1. Organizator może odmówić wstępu lub poprosić o opuszczenie Wydarzenia osobę, która: a) stwarza zagrożenie dla bezpieczeństwa;
   b) zakłóca przebieg Wydarzenia;
   c) narusza godność, prywatność lub prawa innych osób;
   d) podejmuje nieuzgodnioną sprzedaż, reklamę, zbiórkę pieniędzy lub pozyskiwanie danych;
   e) nie stosuje się do poleceń bezpieczeństwa;
   f) w inny istotny sposób narusza Regulamin lub przepisy prawa.
2. Decyzja będzie podejmowana z uwzględnieniem charakteru naruszenia, bezpieczeństwa i zasady proporcjonalności.
3. Usunięcie z Wydarzenia z powodu zawinionego, poważnego naruszenia Regulaminu nie stanowi samo w sobie podstawy do zwrotu opłaty, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§12. Postanowienia końcowe

1. Regulamin jest dostępny na stronie Wydarzenia oraz w miejscu jego organizacji.
2. Organizator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn prawnych, organizacyjnych lub bezpieczeństwa. Zmiany nie mogą naruszać praw nabytych uczestników ani pogarszać warunków zawartej umowy bez podstawy prawnej.
3. O istotnych zmianach osoby zarejestrowane zostaną poinformowane na podany adres e-mail lub za pośrednictwem strony Wydarzenia.
4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
5. Ewentualne spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy zgodnie z obowiązującymi przepisami; postanowienie to nie pozbawia konsumenta prawa do korzystania z właściwości sądu przewidzianej prawem.
6. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.